8 thói quen giúp bạn làm việc hiệu quả phần 2

Sự làm việc năng suất thực sự là khả năng tạo ra những kết quả có tác động đáng kể trong một khoảng thời gian ngắn. Đây là loại năng suất mà quan trọng ở chỗ, không phải là công việc bận rộn nhưng không tạo ra tác động trong dài hạn.  Với những ai bị ám ảnh với hiệu suất làm việc thì tôi đã phát hiện ra 8 thói quen làm việc của những người làm việc năng suất cao. Những thói quen này giúp tôi đạt được những kết quả tốt nhất trong một ngày. Nếu bạn làm theo chỉ một hay hai trong số những thói quen dưới đây thì bạn sẽ thấy được hiệu suất làm việc của mình tăng cao vút.

Thói quen 5: Hãy đặt ra một lịch trình

Mặc dù tôi thích quá trình làm một việc mà không cần tới hạn chót, nhưng có những công việc nhất định rất cần đến một lịch trình. Điều này đặc biệt đúng đối với những mục tiêu lớn, bởi bạn có thể kết thúc việc thực hiện chúng từ lâu. Một tiến trình sẽ giúp bạn giữ tập trung và biết ưu tiên các việc. Nó cũng sẽ giúp bạn không xa rời khỏi mục tiêu của mình.
 

Lên lịch trình (Nguồn: giaiphapquan)

Mục tiêu ở đây không phải là sự hoàn hảo. Mục đích ở đây là để có được một cái gì đó thì bạn phải làm và cải thiện nó. Bạn muốn hoàn thành xong việc gì trong tháng này? Hãy thiết lập mục tiêu. Hãy chia nhỏ những mục tiêu của tháng ra thành những nhiệm vụ hàng tuần, sau đó là nhiệm vụ hàng ngày. Dùng danh sách nhiệm vụ này để chỉ dẫn các hoạt động hàng ngày của bạn. Nó sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những ngày của mình.

Thói quen #6: Hãy hòa mình vào dòng chảy của môi trường xung quanh

Trong khóa học về vượt qua sự trì hoãn, tôi đã dạy những người theo học tầm quan trọng của việc tạo ra nhịp chảy môi trường của mình. Một dòng chảy môi trường là một môi trường mà ở đó tạo cảm hứng cho bạn, giúp bạn đạt được đỉnh cao của hiệu suất làm việc.

Chẳng hạn, tôi mới tân trang lại phòng làm việc và nó đã giúp cải thiện năng suất của tôi lên đáng kể. Mặc dù phòng làm việc mới khá nhỏ (tầm 4-5m2) nhưng nó có mọi thứ mà tôi cần. Mọi thiết bị làm phim được thiết lập sẵn sàng để tôi có thể quay video phim bất cứ lúc nào. Tôi có một chiếc giá đỡ laptop đứng giúp cải thiện tư thế làm việc. Một tầm nhìn đẹp bên ngoài cửa sổ mang lại cho tôi niềm cảm hứng. Và tôi đã trang trí căn phòng với nhiều đồ trang trí đầy màu sắc giữ cho nó luôn sôi động.
 

Phòng làm việc (Nguồn: bylinhngo)

Mặc dù không hẳn là như vậy nhưng môi trường đóng một vai trò quan trọng trong đầu ra năng suất của bạn. Một câu hỏi đặt ra cho bạn là: Môi trường làm việc của bạn có tạo cho bạn cảm hứng làm việc không? Nó có giúp bạn duy trì hiệu suất không? Nếu không thì bạn có thể thay đổi những gì để luôn duy trì được năng suất làm việc?

Thói quen #7: Hãy sử dụng thời gian bỏ túi

Thời gian bỏ túi là những khoảng thời gian ở giữa các hoạt động của bạn. Bạn thường có những khoảng thời gian bỏ túi khi chờ đợi ai đó, di chuyển đi lại, xếp hàng, hay chờ đợi công việc tiếp theo xảy đến.
 

Thời gian bỏ túi (Nguồn: nxbhanoi)

Mặc dù tôi làm việc ở nhà nhưng tôi vẫn hay đi lại, khi gặp bạn bè, dự sự kiện và có các buổi tọa đàm. Thay vì để thời gian cứ thế trôi qua thì tôi tận dụng quỹ thời gian bỏ túi đó cho công việc. Tôi đánh máy những bài báo trên đường đi. Tôi đem theo một cuốn sổ ghi chép để ghi nhanh lại những ý tưởng. Nếu tôi đang đi bộ hay đứng xếp hàng thì tôi sẽ tranh thủ nghe những postcard chứa nhiều thông tin. Có đôi khi tôi lại ngồi thiền để thanh lọc đầu óc.

Thật ngạc nhiên là tôi lại làm việc hiệu quả trong những khoảng thời gian bỏ túi đó. Vì tôi chẳng còn việc gì khác để làm nữa trong suốt khoảng 15, 30 hay 45 phút đó nên tôi có thể hoàn toàn tập trung vào thứ mình đang làm. Khi tôi còn học đại học thì tôi hay tranh thủ làm bài tập về nhà khi chờ giảng viên lên lớp. Làm như vậy giúp tôi hoàn thành được rất nhiều công việc và thường là tôi không còn bài tập về nhà sau khi ở trường nữa.

Hãy nhìn vào thời khóa biểu của mình. Thời gian bỏ túi của bạn như nào và làm thế nào để bạn có thể tối đa hóa chúng? Hãy có những việc sẵn sàng để làm trong những lúc đó, chẳng hạn như nghe podcast, đọc sách hay lên kế hoạch. Bạn sẽ rất ngạc nhiên trước khối lượng việc mình có thể hoàn thành xong trong một khoảng thời gian ngắn đến như vậy!

Thói quen #8: Tự động hóa

Với sự giúp đỡ của công nghệ mà ta có thể tự động hóa rất nhiều thứ. Thậm chí là khi không thể tự động hoàn toàn hết nhiệm vụ thì chúng ta vẫn có thể tự động hóa một phần của nó.

 

Tự động hóa (Nguồn: brandsvietnam)

Những thứ bạn phải làm thường xuyên là gì? Bạn có thể thay thế nó bằng tự động được không? Ví dụ như:

1. Sắp xếp tổ chức email

2. Xóa thư spam

3. Thanh toán hóa đơn

4. Thanh toán thuế

5. Lên lịch các cuộc hẹn

6. Bất cứ công việc lặp lại và nhiệm vụ cấp thấp nào

Khi bạn tự động hóa những nhiệm vụ diễn ra có định kỳ thì bạn có thể tận dụng thời gian cho những thứ quan trọng nhất.

>> 8 thói quen giúp bạn làm việc hiệu quả phần 1
>> Chống lại phân tâm để làm việc hiệu quả

Nguồn:  tomo