Những nguyên tắc giúp tăng hiệu quả công việc P1

Nếu bạn phải đối mặt với việc ‘’rượt đuổi’’ deadline mỗi ngày, hãy tham khảo những nguyên tắc dưới đây để tăng hiệu quả cho công việc nhé!

Xác định mục tiêu

Chúng ta phải làm rõ với bản thân mình những mục tiêu quan trọng cần đạt được. Khi biết rõ điều mình mong muốn và nắm được phương pháp để đạt mục tiêu, chúng ta sẽ thắng được tâm lý ngần ngại và trì hoãn. Hãy áp dụng bảy bước sau:
• Lựa chọn và xác định mục tiêu
• Viết chúng ra giấy
• Ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu
• Liệt kê tất cả các việc cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra
• Chuyển những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể
• Hành động theo kế hoạch
• Tự cam kết một phần nhiệm vụ mỗi ngày và tiến gần hơn đến mục tiêu

Cần làm rõ những mục tiêu quan trọng với bản thân (Ảnh: usi.ie) 

Lập kế hoạch làm việc

Rõ ràng hành động luôn tốt hơn trì hoãn nhưng hành động không có kế hoạch chẳng thể dẫn tới thành công. Do đó, chúng ta phải lập kế hoạch làm việc – tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày. Việc lên kế hoạch chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể sẽ giúp tăng hiệu quả công việc.
Buổi tối là thời điểm thích hợp để lập kế hoạch. Dù bận rộn thế nào, hãy cố dành ra 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc, chúng ta sẽ sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

Hành động không có kế hoạch không thể dẫn tới thành công (Ảnh: imgood.edu)

Vận dụng nguyên lý 80/20

Nguyên lý 80/20 (hay còn gọi là Pareto hoặc quy luật tối thiểu) cho rằng 80% kết quả đạt được chỉ đến từ 20% nỗ lực. Chúng ta dễ lãng phí rất nhiều năng lượng và thời gian vào những việc tạo ra năng suất thấp trong khi chúng chỉ mang lại những kết quả nhỏ nhặt. Một phần nhỏ trong những gì chúng ta làm lại có một tầm quan trọng trổi vượt. Do vậy nếu tập trung vào những cái số ít trọng yếu ấy, chúng ta có thể kiểm soát được sự việc thay vì bị chúng kiểm soát, và nhân kết quả đạt được lên gấp nhiều lần.

 80% kết quả đạt được chỉ đến từ 20% nỗ lực (Ảnh: kenhtuyensinh)

Tiên đoán hậu quả để xác định việc quan trọng

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán và xác định được tầm quan trọng của hành động hay một nhiệm vụ. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định ngắn hạn. Diễn giả Dennis Waitley cho rằng: “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép công việc hiện tại, còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn.”

Nghĩ về hậu quả giúp xác định tầm quan trọng của hành động (Ảnh: thechronicleherald)

Xác định những trở ngại chính yếu

Con đường dẫn đến mục tiêu không thể thiếu những chông gai trở ngại. Hãy tự hỏi và trả lời những câu sau: “Điều gì đang kìm hãm sự thành công của chúng ta?”, “Điều gì làm giảm hiệu quả việc?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần chừ, ngại ngần?” và “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục tiêu đề ra?” để tìm ra những yếu tố gây trở ngại. Thông thường 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, còn 20% là ngoại tại, khách quan. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta đạt mục tiêu trong thời gian ngắn hơn.

Xác định những trở ngại giúp đạt mục tiêu nhanh hơn (Ảnh: linkedin)

>> Những nguyên tắc giúp tăng hiệu quả công việc P2
>> Quản lý thời gian hiệu quả bằng Ma trận Eisenhower

Nguồn: cachkhoinghiep