Quản lý thời gian hiệu quả bằng Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được xem là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II. Người ta đã nghiên cứu cách Eisenhower quản lý thời gian và lấy tên ông đặt tên cho phương pháp này.
Để sử dụng ma trận Eisenhower, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng. Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục:

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

1. Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...

2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...

3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen trì hoãn: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình...

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P2.

Những công việc quan trọng và khẩn cấp như việc chữa một đám cháy (Ảnh: tag24)

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...
Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

Tập luyện thể dục là một việc rất quan trọng nhưng không khẩn cấp (Ảnh: globalnews)

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè....
Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng như việc thanh toán hóa đơn (Ảnh: cuofga)

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Phân bổ thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện...
Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Xem ti vi là việc không quan trọng cũng không khẩn cấp (Ảnh: food.ndtv)

>> Kinh Nghiệm Lập Kế Hoạch và Quản Lý Thời Gian
>> Chất lượng cuộc sống tùy thuộc vào cách quản lý thời gian

Nguồn: quantrimang