Những nguyên tắc giúp tăng hiệu quả công việc P2

Nếu bạn phải đối mặt với việc ‘’rượt đuổi’’ deadline mỗi ngày, hãy tham khảo những nguyên tắc dưới đây để tăng hiệu quả cho công việc nhé!

Dùng ma trận Eisenhower quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower được xem là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc. Để sử dụng ma trận Eisenhower, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng. Phân loại công việc và bỏ vào 4 mục sau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp và không quan trọng không khẩn cấp.

Quản lý thời gian hiệu quả bằng ma trận Eisenhower (Ảnh: medium)

Chia nhỏ công việc

“Làm thế nào để ăn hết một cái pizza?” Câu trả lời là chúng ta phải chia ra và ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy! Chúng ta phải biết chia một công việc lớn ra từng phần nhỏ. Tâm lý chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp một công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

Chia một công việc lớn ra từng phần nhỏ như chia một cái pizza (Ảnh: pinterest)

Chuyên tâm với từng công việc

Vòng lặp “bắt đầu công việc rồi dừng lại, bắt đầu lại và dừng lại lần nữa…” làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc lấy lại động lực, lấy lại quán tính đến khi đạt được tiến độ cần thiết. Các nghiên cứu cho thấy rằng, việc dừng công việc rồi bắt đầu lại này gây gián đoạn và giảm hiệu quả so với hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu. Khi xây dựng được tinh thần kỷ luật để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ theo một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta sẽ có thể tăng hiệu quả công việc và hoàn tất những công việc khó trong thời gian tối ưu.

Chỉ chuyên tâm vào một công việc cho đến khi hoàn tất (Ảnh: carolynhill)

Tạo động lực thúc đẩy hành động

Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên chính bản thân mình. Cách thức chúng ta tự nhủ – nói chuyện với bản thân – sẽ quyết định cảm xúc tích cực hay tiêu cực. Để là người thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân, chúng ta nên là người lạc quan với 3 phẩm chất quan trọng sau:
(1) Tìm điểm tốt và khía cạnh tích cực trong mọi tình huống,
(2) Rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ những khó khăn, thất bại và
(3) Nghĩ giải pháp cho mọi vấn đề.

Tạo động lực thúc đẩy hành động để làm việc hiệu quả hơn (Ảnh: businessnews)

Nghỉ ngơi đúng lúc

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Vì thế, chúng ta phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó. Theo quy luật sinh học thông thường, năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8 – 9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi…mới có thể tái tạo nguồn năng lượng và nâng cao hiệu quả làm việc.

 Tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi là việc nên làm (Ảnh: entrepreneur)

>> Những nguyên tắc giúp tăng hiệu quả công việc P1
>> Thay đổi lối sống sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn

Nguồn: cachkhoinghiep